電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)把郵件數(shù)據(jù)視作重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費(fèi)了大量存儲(chǔ)資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時(shí)間，大大增加了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)。

通過(guò)郵件歸檔，可以大大的降低營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)，從而可以有效的保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱賬號(hào)、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時(shí)間區(qū)間進(jìn)行查詢，提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對(duì)企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開展過(guò)程中，對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定時(shí)期的保留，在需要的時(shí)候可以通過(guò)對(duì)歸檔郵件的查找，并可以導(dǎo)出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”，對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)保存。

歸檔細(xì)則：

1.單獨(dú)發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

2.同時(shí)給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

3.分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

4.監(jiān)控的郵件不歸檔

5.自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、垃圾郵件進(jìn)行歸檔

6.規(guī)則自動(dòng)刪除郵件進(jìn)行歸檔

7.系統(tǒng)通知郵件進(jìn)行歸檔

8.外發(fā)限制的用戶給外域賬號(hào)或內(nèi)部賬號(hào)發(fā)郵件，發(fā)送成功的進(jìn)行歸檔

9.外域給外收限制賬戶發(fā)郵件，未接收成功的不歸檔

10.刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

11.用戶刪除的郵件依然被歸檔

12.只有管理員可以查看歸檔郵件，關(guān)閉郵件歸檔服務(wù)后，用戶新郵件不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會(huì)保存。

13.郵件歸檔服務(wù)可下載/批量下載和查看郵件

14.郵件歸檔服務(wù)支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件

15.支持歸檔服務(wù)的操作日志記錄

16.支持第三方歸檔服務(wù)