阿里企業(yè)郵箱郵件歸檔功能如何使用?

電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)把郵件數(shù)據(jù)視作重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費(fèi)了大量存儲(chǔ)資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時(shí)間，大大增加了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)。通過郵件歸檔，可以大大的降低營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)，從而可以有效的保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱賬號(hào)、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時(shí)間區(qū)間進(jìn)行查詢，提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對(duì)企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開展過程中，對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定時(shí)期的保留，在需要的時(shí)候可以通過對(duì)歸檔郵件的查找，并可以導(dǎo)出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

概述

在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”，對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國(guó)立法機(jī)構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財(cái)務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來的公司和證券監(jiān)管問題所立的監(jiān)管法規(guī)，簡(jiǎn)稱《SOX法案》或《索克思法案》。

美國(guó)出臺(tái)的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護(hù)在證券市場(chǎng)上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對(duì)企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措，隨著市場(chǎng)和監(jiān)管體制的不斷完善，電子郵件來往的實(shí)時(shí)記錄和保存以及不被篡改的歸檔服務(wù)，為企業(yè)帶來了可靠的數(shù)據(jù)依存，甚至郵件可以成為法律證據(jù)。

中國(guó)塞班斯法

為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，2005年國(guó)家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日，國(guó)家財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，強(qiáng)烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營(yíng)運(yùn)資料以及降低營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)措施。

一、開啟歸檔

僅歸檔管理員可以開啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進(jìn)行歸檔郵件的查詢，三方歸檔對(duì)接開啟等。郵箱管理員postmaster默認(rèn)情況下沒有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，郵箱管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員(如何創(chuàng)建分級(jí)管理員?)，郵箱管理員或者歸檔管理員可以通過“統(tǒng)計(jì)與日志-歸檔日志查詢”，進(jìn)行審計(jì)日志的查詢。

郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉，如需開啟請(qǐng)歸檔管理員賬號(hào)登錄域管理后臺(tái)，進(jìn)入高級(jí)應(yīng)用 -> 郵件歸檔 -> 歸檔郵件管理 -> 開啟郵件歸檔服務(wù) -> 保存，完成開啟。

二、歸檔信息概要

可開通歸檔郵箱：企業(yè)可以開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)。

已開通歸檔郵箱：企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)。

歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認(rèn)5年。

上次開啟時(shí)間：郵件歸檔服務(wù)最近一次開啟時(shí)間。

上次關(guān)閉時(shí)間：郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時(shí)間。

歸檔管理員：郵件歸檔服務(wù)管理員名稱。

歸檔狀態(tài)：歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)。

三、查詢歸檔郵件

進(jìn)入高級(jí)應(yīng)用 -> 郵件歸檔 -> 查詢郵件歸檔，輸入歸檔郵箱、收發(fā)件完整地址、關(guān)鍵字、時(shí)間范圍、選擇關(guān)鍵字范圍和和查詢的部門及子部門，點(diǎn)擊查詢即可。

注：查詢條件除時(shí)間范圍為必填項(xiàng)，其他均為非必填項(xiàng)

查詢條件解釋：

歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱賬號(hào);

發(fā)件地址：歸檔郵件的發(fā)件人;

收件地址：歸檔郵件的收件人;

關(guān)鍵字：搜索郵件的關(guān)鍵字條件，通過“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍;

時(shí)間范圍：搜索的歸檔郵件的時(shí)間范圍;

關(guān)鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標(biāo)題;

部門查詢：可以選擇要搜索的部門以及勾選添加部門是否包含子部門。

四、查看和導(dǎo)出歸檔郵件

搜索出所查詢的歸檔郵件后可以批量導(dǎo)出或者單封郵件導(dǎo)出，點(diǎn)擊查看按鈕可以查看郵件內(nèi)容。

注：導(dǎo)出的是eml郵件原文格式

五、查詢歸檔日志

查看歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊 -> 統(tǒng)計(jì)與日志 -> 查詢歸檔日志，選擇管理員和時(shí)間范圍，根據(jù)關(guān)鍵字和操作類型進(jìn)行精準(zhǔn)查詢。若需要查詢或下載具體郵件，請(qǐng)?jiān)诟呒?jí)應(yīng)用-郵件歸檔-查詢歸檔郵件中查詢。

六、三方歸檔對(duì)接

設(shè)置POP3密碼：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊高級(jí)應(yīng)用 -> 郵件歸檔 -> 三方歸檔對(duì)接 -> 開啟郵件歸檔POP3服務(wù) -> 輸入密碼 -> 點(diǎn)擊保存，在三方客戶端配置pop3歸檔賬號(hào)，使用歸檔服務(wù)器地址，配置完成后歸檔郵件會(huì)收到本地。

注：三方客戶端軟件如果設(shè)置不保留服務(wù)端郵件，服務(wù)端歸檔郵件會(huì)被刪除，請(qǐng)謹(jǐn)慎選擇。

說明

郵件歸檔保存時(shí)效：

阿里郵箱歸檔服務(wù)有效期5年，即在郵箱服務(wù)內(nèi)的用戶，郵件歸檔最長(zhǎng)保存近5年，超過期限的歸檔郵件會(huì)被自動(dòng)刪除。歸檔服務(wù)隨郵箱服務(wù)終止，所有歸檔郵件會(huì)被刪除，不再繼續(xù)保存。支持付費(fèi)延長(zhǎng)保留時(shí)間，詳情請(qǐng)聯(lián)系售前咨詢。

歸檔細(xì)則：

單獨(dú)發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

同時(shí)給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

監(jiān)控的郵件不歸檔

自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、垃圾郵件進(jìn)行歸檔

規(guī)則自動(dòng)刪除郵件進(jìn)行歸檔

系統(tǒng)通知郵件進(jìn)行歸檔

外發(fā)限制的用戶給外域賬號(hào)或內(nèi)部賬號(hào)發(fā)郵件，發(fā)送成功的進(jìn)行歸檔

外域給外收限制賬戶發(fā)郵件，未接收成功的不歸檔

刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

用戶刪除的郵件依然被歸檔

只有管理員可以查看歸檔郵件，關(guān)閉郵件歸檔服務(wù)后，用戶新郵件不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會(huì)保存。

郵件歸檔服務(wù)可下載/批量下載和查看郵件

郵件歸檔服務(wù)支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件

支持歸檔服務(wù)的操作日志記錄

支持第三方歸檔服務(wù)